Presque tous les dépassements viennent d'un périmètre qui a grandi sans que personne ne l'écrive. Pas de tarifs trop élevés, et rarement d'une mauvaise estimation.
Comment cela se passe en pratique
Le schéma est toujours le même. Une demande surgit en réunion, quelqu'un dit que c'est « une petite adaptation », et l'agence l'exécute. Dix petites adaptations plus tard arrive une facture que personne n'attendait, et la discussion porte alors sur la facture au lieu des dix moments où quelqu'un aurait dû dire que cela sortait du cadre.
Personne n'a mal agi, des deux côtés. L'agence voulait rendre service, vous vouliez avancer.
La règle qui règle cela
Toute extension reçoit une estimation écrite avant le démarrage. Une phrase dans le contrat, et une habitude en pratique : pas d'accord, pas de travail.
Les premières semaines, cela paraît bureaucratique. Ensuite, c'est une routine que plus personne ne remarque, et la discussion sur les travaux supplémentaires disparaît complètement, parce que chaque euro correspond à un moment où vous avez dit oui.
Quatre choses à fixer d'avance
- Ce qui n'est pas dans le périmètre. Cette liste est plus utile que le périmètre lui-même, car c'est là que naît tout malentendu.
- Le nombre de rondes de retours incluses. Les rondes sont le poste le plus cher du travail créatif, et elles ne sont presque jamais comptées dans une offre.
- Qui peut commander en plus. Si cinq personnes chez vous peuvent appeler l'agence avec une demande, le périmètre grandit tout seul. Un interlocuteur unique règle cela.
- Un seuil pour les petites choses. Tout ce qui est sous un montant convenu passe sans paperasse. Sans ce seuil, la règle devient trop lourde et personne ne la tient.
L'habitude mensuelle
Demandez un aperçu de ce qui a été fait dans le mois par rapport à ce qui était prévu, sur une page. Non pour contrôler mais pour voir les écarts tant qu'ils sont petits. Une agence incapable de le fournir ne sait pas elle-même où passent ses heures, et c'est un problème plus grand que la facture.
Et votre propre côté
Des briefings tardifs, des retours changeants et des décisions qui reviennent sont les choses les plus coûteuses de tout trajet créatif. Elles ne figurent pas sur la facture de l'agence, mais elles sont bel et bien payées.
Si vous voulez exprimer le périmètre en unités de travail plutôt qu'en heures, c'est ce que fait l'instrument PAR d'IKAg : une offre convertie en un nombre d'unités, avec les honoraires en regard.
Voir aussi : payer à l'heure ou au projet et mon agence est-elle trop chère.