Reken op een half jaar waarin er minder gebeurt. Dat is de echte kost, en hij staat op geen enkele factuur.
De vier posten
1. De opzegtermijn. Drie tot zes maanden waarin je betaalt voor een bureau dat weet dat het vertrekt. Zelfs bij de beste wil zit hun beste ploeg dan al ergens anders.
2. De selectie. Twee tot vier maanden, plus de interne uren van iedereen die briefingt, luistert en beslist. Bij drie bureaus is dat al snel enkele mandagen per betrokkene. Zie wat een pitch je intern kost.
3. De leercurve van de nieuwe ploeg. De eerste maanden gaan over vragen die je al eens beantwoord had, een eerste voorstel dat er nog naast zit, en een team dat je gevoeligheden nog niet aanvoelt. Die kost had je bij je vorige bureau al betaald.
4. De overdracht. Bronbestanden, toegangen, lopende licenties, historische data. Goed geregeld kost dat dagen; slecht geregeld kost het weken en soms werk dat opnieuw gemaakt moet worden. Zie hoe je zorgt voor een goede overdracht.
De post die niemand meerekent
De campagnes die niet gemaakt zijn in dat half jaar. Marketing die op halve kracht draait omdat de aandacht in een procedure zit, is een gemiste opbrengst die nergens geboekt wordt maar wel bestaat.
Wanneer het die kost waard is
Wanneer het probleem structureel is: een ploeg die drie keer wisselde, voorstellen die je stelselmatig moet herbriefen, of een bureau dat uit je categorie gegroeid is. Dan blijf je die kost anders elk jaar betalen in de vorm van middelmatig werk.
Wanneer het dat níét waard is: één campagne die tegenviel, een prijsdiscussie, of een nieuwe marketingverantwoordelijke die zijn eigen bureau meebrengt. Zie wanneer je van bureau moet wisselen.
De rekensom die je maakt
Zet de vier posten in uren en euro's naast de verwachte winst van de wissel. Kan je die winst niet benoemen, dan is dat het antwoord: dan wissel je op gevoel, en gevoel is hier een dure raadgever.
De post die je het meest kan drukken is de tweede: een selectie die strak loopt, met een longlist die klopt en drie bureaus in plaats van zes. Dat is wat IKAg doet onder Agency-selectie & pitches.
Verder: hoe je een bureau netjes opzegt.