Vraag alles op terwijl de samenwerking nog loopt, niet erna. Dat is de hele kunst: een overdracht die begint bij de opzeg verloopt netjes, een overdracht die begint op de laatste dag verloopt niet.
De checklist
Bestanden
- Bronbestanden van alles wat er gemaakt is, in bewerkbaar formaat en niet als pdf.
- Fotografie en video in origineel formaat, met de licentievoorwaarden erbij.
- Fonts en de bijhorende licenties, met de vervaldatum.
- Het merkboek en de sjablonen, in de laatste versie.
Toegangen
- Advertentieaccounts, analytics, tagbeheer, marketing automation.
- Domeinnamen, hosting, certificaten, de beheerdersrechten op je website.
- Sociale mediakanalen, en de tweetrapsverificatie die eraan hangt.
Zet die accounts op naam van je bedrijf en geef het bureau toegang, in plaats van omgekeerd. Als je dat vandaag nog niet gedaan hebt, is dit het moment.
Afspraken
- Lopende licenties met hun einddatum, zodat je opvolger weet wat er verloopt.
- Contracten met leveranciers, fotografen, stemmen en modellen.
- Wat er nog loopt en wat er nog gefactureerd wordt.
Kennis
- Eén overdrachtsgesprek van twee uur tussen het oude en het nieuwe bureau, met jou erbij. Dit is het waardevolste onderdeel en het wordt het vaakst overgeslagen.
- Wat er de voorbije jaren geprobeerd is en niet werkte. Zonder dat herhaalt je nieuwe bureau het.
Wat je bij de start had moeten regelen
Een overdrachtsclausule in het contract: welke bestanden, in welk formaat, binnen welke termijn, en op wiens kosten. Aan het begin kost die clausule niets, omdat niemand er dan belang bij heeft om moeilijk te doen. Zie wat je in een contract met een bureau zet.
De toon bepaalt het resultaat
Een bureau dat netjes is opgezegd, levert een nette overdracht, ook wanneer het contractueel weinig moet. Een bureau dat het van iemand anders hoorde, doet precies wat er in het contract staat en geen letter meer. Zie hoe je een bureau netjes opzegt.
In een begeleide bureauwissel loopt deze checklist mee vanaf de opzeg, zodat het nieuwe bureau niet begint met zoeken naar bestanden. Zie Agency-selectie & pitches.
Verder: van wie het werk is als je stopt.