Demandez tout pendant que la collaboration tourne encore, pas après. C'est tout l'art : une transmission qui commence à la notification se déroule proprement, une transmission qui commence le dernier jour ne se déroule pas.
La checklist
Fichiers
- Les fichiers sources de tout ce qui a été produit, en format modifiable et non en pdf.
- Photographie et vidéo en format original, avec les conditions de licence.
- Les polices et leurs licences, avec la date d'expiration.
- La charte et les gabarits, dans leur dernière version.
Accès
- Comptes publicitaires, analytics, gestion des tags, marketing automation.
- Noms de domaine, hébergement, certificats, droits d'administration sur votre site.
- Réseaux sociaux, et la vérification en deux étapes qui y est liée.
Mettez ces comptes au nom de votre entreprise et donnez-y accès à l'agence, plutôt que l'inverse. Si ce n'est pas encore fait, c'est le moment.
Engagements
- Licences en cours avec leur date de fin, pour que votre successeur sache ce qui expire.
- Contrats avec fournisseurs, photographes, voix et mannequins.
- Ce qui est encore en cours et ce qui reste à facturer.
Connaissance
- Un entretien de transmission de deux heures entre l'ancienne et la nouvelle agence, avec vous. C'est l'élément le plus précieux et le plus souvent omis.
- Ce qui a été tenté ces dernières années sans succès. Sans cela, votre nouvelle agence le répétera.
Ce qu'il aurait fallu régler au départ
Une clause de transmission dans le contrat : quels fichiers, dans quel format, dans quel délai, et à la charge de qui. Au départ, cette clause ne coûte rien, car personne n'a alors intérêt à faire des difficultés. Voir que mettre dans un contrat d'agence.
Le ton détermine le résultat
Une agence dont on s'est séparé proprement livre une transmission propre, même si le contrat l'oblige à peu. Une agence qui l'a appris par quelqu'un d'autre fait exactement ce qui est écrit dans le contrat et pas une ligne de plus. Voir comment mettre fin proprement à une collaboration.
Dans un changement d'agence accompagné, cette checklist court dès la notification, pour que la nouvelle agence ne commence pas par chercher des fichiers. Voir Sélection & pitchs.
Voir aussi : à qui appartient le travail quand on arrête.