Een pitchbriefing is een gewone briefing plus vier hoofdstukken over de procedure. Die vier worden het vaakst vergeten en veroorzaken achteraf de meeste discussie.
Eerst de inhoud
De situatie met cijfers, het doel, de doelgroep, je positionering, wat vastligt en wat vrij is, en waaraan je zal zien dat het gelukt is. Zie hoe je een goede briefing schrijft.
Dan de vier procedurehoofdstukken
1. Het budget. Noem het bedrag of de vork. Wie het weglaat, denkt onderhandelingsruimte te bewaren en krijgt drie voorstellen op drie verschillende schalen, die je niet naast elkaar kan leggen. Je verliest vergelijkbaarheid, niet geld.
2. De criteria met hun gewicht. Welke vijf assen, en hoeveel elk ervan telt. Dat dwingt jou om vooraf te beslissen wat belangrijk is, en het vertelt de bureaus waar ze hun tijd in moeten steken.
3. Wie beslist, en hoe het verloopt. Namen of minstens functies, het aantal rondes, de data, en wanneer je antwoordt. Een bureau dat weet dat er acht mensen in de kamer zitten, bouwt een ander voorstel dan een bureau dat er twee verwacht.
4. Wat er met het werk gebeurt. Wie de rechten heeft op wat er getoond wordt, of er een vergoeding is, en wat er met de niet-gekozen voorstellen gebeurt. Dit is het hoofdstuk dat je later een conflict bespaart. Zie mag ik het werk uit een pitch gebruiken.
Drie praktische regels
- Eén document, één vraagronde, antwoorden naar iedereen tegelijk. Wie apart een vraag beantwoordt, geeft dat bureau een voorsprong die je niet kan wegrekenen.
- Zeg hoeveel bureaus er meedoen. Dat bepaalt bij hen hoeveel ze investeren, en het is een normale vraag.
- Zet erin wat je níét wil zien. Vijf kanalen in een voorstel waarvan je er twee wil, kost iedereen tijd.
De toets vooraf
Lees de briefing zelf en vraag je af of je hem zou kunnen beantwoorden zonder het bedrijf van binnen te kennen. Kan je dat niet, dan ontbreekt er informatie, en dan wint straks het bureau dat het beste gokte.
De inhoudelijke helft kan je gratis laten nakijken met de briefinganalyse van IKAg, die een briefing op deze punten afloopt.