Reken op twee tot vier maanden tussen de eerste longlist en een getekend contract. Dat is praktijkervaring en geen meting: de doorlooptijd hangt bijna volledig af van jouw kant van de tafel.
Waar de tijd naartoe gaat
- Longlist samenstellen en natrekken: één tot twee weken.
- Chemistry meetings: twee tot drie weken, want je zoekt zes agenda's die passen.
- Uitwerking door de bureaus: drie tot vijf weken. Korter kan, maar dan krijg je wat er in de la lag.
- Presentaties en beslissing: twee weken, als je de data vooraf hebt vastgelegd.
- Contract en opstart: twee tot zes weken, en dit is de fase die het vaakst uitloopt.
Wat het langer maakt
Beslissers die er niet vanaf het begin bij waren. Elke persoon die halverwege aanschuift, brengt een vraag mee die al beantwoord was, en soms een ronde.
Aankoop en juridische dienst. Zodra die aansluiten, komt er een parallel spoor bij met eigen termijnen. Betrek ze bij de start in plaats van bij de gunning, dan lopen de twee sporen samen in plaats van na elkaar.
Een vakantieperiode. Een pitch die in juni start, beslist in september. Dat is geen vertraging maar rekenwerk dat je vooraf kan doen.
Een briefing die tijdens het traject verandert. Dat is de duurste vertraging, want het maakt het werk dat al gedaan is deels waardeloos.
Wat het korter maakt
Data vastleggen in de briefing, alle vragen in één ronde afhandelen, en vooraf beslissen wie er in de kamer zit. En: minder bureaus. Zes uitnodigen in plaats van drie voegt geen kwaliteit toe maar wel drie agenda's.
De bureaus zijn zelden de vertragende factor
Zij hebben een deadline en halen die, want ze willen winnen. Loopt een traject uit, dan zit dat bijna altijd aan de kant van de opdrachtgever, en het is nuttig om dat vooraf te weten: het maakt de kalender die je in de briefing zet realistischer.
Een traject dat van buitenaf getrokken wordt, loopt zelden uit: de data staan dan in de briefing en iemand bewaakt ze. Dat is wat IKAg doet onder Agency-selectie & pitches.
Verder: hoe je een pitch organiseert en wat een pitch je intern kost.