In één stem, op schrift, en tegen de briefing in plaats van tegen je smaak. Die drie regels lossen het meeste op, en ze kosten niets.
Eén stem
Verzamel de meningen van je collega's en maak er één document van waarin de tegenstrijdigheden al zijn opgelost. Vijf mensen die elk apart mailen naar het bureau, is geen feedback maar een probleem dat je doorschuift: het bureau moet dan kiezen wie er gelijk heeft, en dat kan het niet.
Dat betekent ook: één persoon stuurt de feedback. Wie dat is, mag wisselen per project, maar niet per ronde.
Op schrift
Mondelinge feedback komt bij drie mensen anders aan en is een week later niet meer terug te vinden. Schrijf het op, ook als je het daarna bespreekt. Een halve pagina volstaat.
Tegen de briefing
De bruikbare vorm is: "de briefing vroeg X, dit voorstel doet Y". De onbruikbare vorm is: "ik vind het niet mooi". Die tweede is een gevoel zonder aangrijpingspunt, en het bureau kan er alleen op reageren door te gokken.
Voelt iets niet goed maar kan je niet zeggen waarom, zeg dan precies dat, en zoek er samen naar. Dat is eerlijker dan een reden verzinnen die dan wordt opgelost terwijl het gevoel blijft.
Vier praktische regels
- Geef feedback per ronde en niet per stuk. Alles wat je vandaag stuurt, hoort in dezelfde ronde te zitten.
- Verander niet van richting zonder het te zeggen. Doe je het wel, benoem het dan expliciet: "we gaan een andere kant op, en dat is nieuw."
- Zeg wat goed is. Niet uit beleefdheid: zonder dat weet het bureau niet wat het moet behouden in de volgende ronde.
- Zet er een beslissing bij. Feedback zonder beslissing levert een volgende ronde op die weer om een beslissing vraagt.
En vraag het omgekeerd ook
"Wat hebben jullie van ons nodig om beter werk te leveren?" Die vraag wordt bijna nooit gesteld. In de metingen van IKAg scoren merken bij hun bureau het laagst op precies de dingen waar zij zelf aan zet zijn: tijdig briefen, bijsturen en beslissen.
Feedback tegen de briefing werkt alleen als die briefing zelf scherp is. De briefinganalyse van IKAg loopt er kosteloos doorheen.
Verder: waarom de samenwerking stroef loopt en hoe je een goede briefing schrijft.